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BUYMAの外注化で「気の利いた秘書」とか必要ないんですけど・・・

こんばんは!後藤です。

 

先日の記事でバイマを自動化するには秘書さんがとても重要なことをお話しました。

【仕組化】BUYMAの完全自動化は「秘書」さんが最も重要!

秘書さんの重要性を提示すると多くの人は仕事がバリバリできる優秀な人材を求めます。

実際に外注さんを募集する時に

 

「気の利く人」

 

を見つけ採用する方法に悩んでいる方も多いように感じます。

 

そしてなかなか「気の利いた人」を見つけるのは難しいので苦労するんですよねー。

 

確かに気が利いて融通の利く優秀な人を採用できるのが理想ですよね。

僕もそう思います。

しかし大切なのは「正確性」

気の利く秘書さんを採用するのは理想です。

でも僕の場合、「気の利いた人」に重きを置いていません。

 

僕が外注さん(特に秘書さん)に一番求めているのは「正確性」と「スピード」です。

 

どんなに気の利く人でも「正確性」がなく間違いが多い方ですと信頼してお仕事をお任せすることは出来ません。

またスピードに関してもあまりに遅い人ですと自分のやってもらいたい仕事をやってもらうことが出来ません。

 

要するに「正確性」と「スピード」がないとすべての仕事を完全にお任せ出来ないのです。
そして何より「気の利いた人」が要らない理由は、「仕組化」しているからです。

 

一般的に自分がやらなくても自動的に収益を発生させる「フル外注化」は信頼があって気の利く秘書さんを中心に仕事を回すことが多いです。

 

信頼のある秘書さんに自分の考え方をしっかりと伝えることで、自分がいなくても対応できるようにします。

そのために定期的に直接会うことで自分と秘書さんの考え方の違いなどを埋め合わせる作業を行っています。
しかし、僕の場合は少し違います。

 

もちろん秘書さんとのコミュニケーションは非常に重要ですがそれよりも徹底的なマニュアル化に取り組んでいます。

マニュアルと聞くとPDFなどで一つの作業についての方法を解説するものを思い浮かべると思います。(例えば問い合わせ対応の方法やリストアップの方法)

でもそのマニュアルだけの場合ですと見るべきマニュアルが分かっていないと仕事を進めることが出来ません。

 

もう少し具体的に説明すると、

 

お客さんから下記のそうな問い合わせが来たとします。

 

始めまして現在こちらのジャケットを検討しています。

身長175cmで体重72kgのガッチリ体型ですがオススメのサイズを教えてください。
在庫の確認もお願いします。

 

よくある問い合わせですよね。

 

この問い合わせってイレギュラーなのでそもそもマニュアルがなかったり、どのマニュアルを見ればいいのか分かりません。

こんな時こそ「気の利く人」の腕の見せどころです!でも僕は何度も言いますが気の利く人を求めていません。

気の利く人を求めるよりも「仕組化」が重要

なぜ「気の利く人」がいなくても対応できるのか?

 

先ほどご説明した通り仕組化しているからです。

 

あらゆるイレギュラーな出来事に対して対処方法を明記しているのです。

 

しかも文章だけでなく、視覚的に分かるようにマインドマップを使い一覧表示しています。

 

マインドマップとは?
マインドマップはトニー・ブザン(Tony Buzan)が提唱した思考・発想法の一つ。頭の中で起こっていることを目に見えるようにした思考ツールのこと。

引用:wikipedia

秘書さん(外注さん)は慣れていない作業を行う時マインドマップを見るとやるべき仕事がすべて分かるので、マインドマップを見て正確に仕事をしてもらえればいいのです。

 

極論を言うと、人間ではなくてもシステムを構築したプログラムがあれば大丈夫な状態です。(現実的には難しい部分もありますが、ほぼシステム化しています)

僕はここまでしなければ「仕組化」とは言えないと思っています。

自分が全くBUYMAの作業をしないでもいい状態を作るには

「フル外注化」するだけではなく外注化した上で仕組化する必要があるのです。

 

外注化とは
業務を外部に委託し仕事をしてもらうこと
仕組化とは
仕事の内容を明確にしマニュアルに沿って仕事をするだけで完結する組織作り

 

この「外注化」と「仕組化」を組み合わせて運用することが非常に重要なのです。

そして両方を完璧に組み合わせることが出来れば「気の利く秘書さん」は必要なくなります。