「リサーチ&外注化セミナー動画」無料配信中!(5万円相当)

【秘書さんは仕組み化の要】BUYMAで秘書さんを育てる方法はこれ!

BUYMAで自動的に利益を発生させるためには秘書さんがもっとも重要というお話をしたことがあります。

【仕組化】BUYMAの完全自動化は「秘書」さんが最も重要!

すでにBUYMAで外注化をし自分の作業量を減らそうとしている方でしたら秘書さんの重要性を身に染みて感じていると思います。

 

でも重要性は分かっていてもどうやって秘書さんを育成すればいいのか分からないという方も多いと思います。

 

秘書さんの教育には「マニュアル系」と「思考系」の2種類の仕事があるので、特徴を知り教育して行きましょう。

 

まずは自分が最終的にどんな生活をしたいのか考えよう

 

秘書さんの募集や教育を行う前に自分が将来どうなりたいのか考えましょう。

BUYMAにどのくらいの時間を費やし、どのくらいの金額を稼ぎたいのか考えることで秘書さんにやってもらう仕事の内容や仕事量が分かってきます。

 

ここで考えたいのが自分はBUYMA以外になにをやりたいのか?です。

 

・頻繁に海外旅行に行きたい

 

・子供と常に一緒にいたい

 

・家族との時間を大切にしたい

 

・別の事業を始めたい

 

・教える立場になりたい

 

・BUYMAを完全自動化し好きなことだけして暮らしたい

これは人によって様々ですが、将来の自分を想像することは重要です。

 

例えば海外旅行に毎月行きたいのであれば、一週間ぐらい全く自分が作業しなくてもいい環境を作る必要があるかもしれません。

別の事業を始めたいのであれば、1日の作業時間は1時間以内に抑える必要があるかもしれません。

 

このようになりたい自分を考えることでBUYMAの活動内容が見えてきます。

 

僕の場合は将来の自分を想像してBUYMAは1日1時間以内に抑える必要があると感じ、行動に移しました。

 

 

秘書さんに依頼する仕事を書き出そう

目指すべき作業量や作業頻度が見えてくると秘書さんにお願いする仕事もなんとなく見えてくるはずです。

 

なんとなく見えてきたら紙(もしくはPC)に書き出しておくことが重要です。

僕の場合はスプレットシートに秘書さんに依頼したい仕事を全て書き出しました。

 

書き出したりメモをしておかないと人はすぐに忘れてしまいます。

そして書き出すことで自分がやるべきことが明確になるので行動に移しやすいです。

 

依頼する仕事を書き出したら「マニュアル系」と「思考系」に分けてみましょう。

 

「マニュアル系」と「思考系」は僕が考えた言葉なので簡単にご説明します。

 

マニュアル系の仕事とは?
マニュアル系は文字通りマニュアルがあれば誰でも出来る仕事のことです。

マニュアルを作成する必要はありますが、他の人に依頼するのが比較的簡単で再現性が高い仕事になります。

 

思考系の仕事とは?
思考系の仕事はマニュアルを作っただけでは簡単に任せることが出来ない仕事です。

秘書さんに依頼する仕事は思考系の仕事の方が多くなる傾向が強いです。

BUYMAの秘書業務ですと「問い合わせ対応」「価格交渉」「リサーチ」などがあり多くの人が教育に悩む部分でもあります。

 

最初の段階でマニュアル系と思考系で仕事を分類することで後々、秘書さんに仕事を依頼する際スムーズに進めることが出来るのでおすすめです。

マニュアル系の仕事はすぐに依頼しましょう

先ほど書き出した中でマニュアル系の仕事についてはすぐにマニュアルを作り依頼しましょう。

 

マニュアルがあれば誰でも出来る作業は、自分がやらなくてもいい仕事です。

そこに時間をかけるよりも他のことに集中しましょう。

 

そのためにもまずはマニュアル作りが必要です。

マニュアルの作成はPFDなどにまとめるよりも動画で作成した方が分かりやすい場合が多いです。

また、PDFより動画の方が作成時間を短縮出来ることもほとんどなので最近ではほとんど動画でマニュアルを作成しています。

 

 

思考系の仕事は焦らず長い目で教育を開始しよう

思考性の仕事はマニュアル系の仕事と比べて教育するのが圧倒的に難しいです。

臨機応変に対応してもらう必要があったり、過去の経験から行動する必要があるので簡単に仕事を任せることは不可能です。

 

「外注化は先行投資」という考えを持って長い目で育てて行く必要があります。

 

時間がかかるということはすぐに秘書さんに仕事を依頼したいと思って無理ということです。

 

となると早い段階から思考系の仕事も教育を始める必要があります。

 

では肝心の教育はどうすればいいのでしょうか?

思考系の教育は感情を共有することが大切

 

思考系のお仕事を秘書さんに教育する際に僕が実際に行なっているのが、「感情を共有する」という方法です。

 

マニュアル系のお仕事であれば、

 

「Aが発生すればBの行動をする」

「Cが発生すればDの行動をする」

 

のように決められた行動をすればOKです。

 

でも思考系の場合は上記のように簡単に行動を指定することはできません。

 

例えば、受注後に値上げ交渉をする際、利益率が20%を下回った状態であれば20%になるように価格を計算しお客様に決められたテンプレートで価格交渉をしましょう。と決めてしまうと交渉成功率が確実に低下します。

お客様によって「経済状況の違い」や「響く言葉の違い」が違います。

それを住んでいる地域や購入履歴、言葉遣い、から分析し交渉文を考えることが必要になります。

 

これはマニュアルで文章に表すのが非常に難しい部分です。

なぜならこれは自分の過去の経験から最良の文章を選び交渉するため、答えは自分の感情の中にあるからです。

 

ではどうやってこれを秘書さんに教育すればいいのでしょうか?

 

「感情を共有する」

 

これしかないと僕は思っています。

 

自分が交渉する時に、どんな考えや判断基準で文章を決め交渉したのか教えるのです。

 

非常に地味な作業ではありますが、これを繰り返すと秘書さんにも自分の考え方が浸透して行きます。

 

ここまでの説明を聞い頂いて分かるように、思考系の教育はとても時間がかかります。

だからこそ最初に考えた自分の将来のBUYMA活動から秘書さんにお仕事を依頼することが多い場合は、早い段階から思考性のお仕事の教育も進めて行く必要があります。